دادن و گرفتن بازخورد (Feedback) برای داشتن یک تیم با عملکردی عالی بسیار حائز اهمیت است. با این حال، ارتقاء و بهبود این مهارت در میان اعضای یک تیم کاری، کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. نکته‌ی قابل توجه در رابطه با ارائه‌ی یک بازخورد مؤثر یا پذیرش یک بازخورد، این است که اعضای تیم دیدگاه‌های مختلفی را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند و برای رسیدن به یک درک مشترک نسبت به دیدگاه‌های مختلف تلاش بسیاری می‌کنند. حال اگر اعضای تیم شما، در رابطه با بازخورد دادن یا دریافت بازخورد، مهارت و توانایی لازم را نداشته باشند؛ در بیان نظراتشان و کمک به همکارانشان موفق عمل نخواهند کرد و نظرات دیگران را نیز نخواهند پذیرفت. متأسفانه این حالت برای کسب‌وکار شما سودی نخواهد داشت و باعث افزایش تعداد جلسات کاری به منظور کاهش سوء تفاهمات می‌گردد. به احتمال زیاد در جلساتی هم که برگزار خواهید کرد؛ افراد به جای تمرکز بر روی ارائه‌ی پیشنهادات جدید و حل مشکلات، تمرکز خود را بر روی چگونگی بیان آنچه واقعاً فکر می‌کنند صحیح است می‌گذارند تا مبادا موجب سوء تفاهم و ایجاد تنش گردند. علاوه براین، در چنین شرایطی برخی افراد نیز احتمالاً از بیان بازخوردهایشان سرباز خواهند زد و این مسئله تأثیر کاملاً مستقیمی بر روی عملکرد تیم شما دارد.

طی سال‌های اخیر، تحقیقات نشان داده است که رهبری یک تیم و ارائه‌ی بازخورد معنی‌دار در بین اعضای تیم، کاری بسیار پیچیده و ظریف است که نیاز به مهارت و دقت بالایی دارد. مهارت ارائه و پذیرش بازخورد نیز همانند سایر مهارت‌ها قابلیت بهبود و تقویت دارد و ما در این مطلب، سعی داریم نکاتی را در رابطه با بهبود این مهارت بیان کنیم؛ پس با ما در ادامه مطلب همراه باشید تا با طرح سه سؤال اساسی شما را در ارائه‌ی بازخوردهای سازنده یاری کنیم.

• بین شما و اعضای تیمتان (همکارانتان) چقدر اعتماد وجود دارد؟

اعتمادی که بین اعضای یک تیم وجود دارد؛ نیرویی شگفت‌انگیز، قدرتمند و در عین حال نامرئی است که می‌تواند یک عامل توانمند یا بازدارنده در بازخوردهای موفقیت‌آمیز و تأثیرگذار باشد. اینکه شما قبل از ارائه‌ی بازخورد به یکی از اعضای تیم، نسبت به اعتمادی که بین شما و آن فرد است آگاهی داشته باشید؛ در تعیین رویکرد شما بسیار مهم است. هر تعامل مثبتی که بین شما و سایر همکارانتان صورت می‌گیرد، همانند سپرده‌ای است که در بانک اعتماد شما قرار می‌گیرد و متقابلاً هر رابطه‌ی منفی‌ نیز اثرات بدی خواهد داشت. اگر اعتماد خوبی بین شما و همکارانتان حاکم است؛ می‌توانید به راحتی، نقطه نظراتتان را برای همکارتان بیان نمایید. مطمئن باشید که تا زمانیکه صادق و واقع‌بین باشید، گفتگوی بین شما به خوبی پیش خواهد رفت اما در غیر این صورت باید با دقت نظر بیشتری رفتار کنید.

• قصد شما از ارائه‌ی بازخورد به همکارانتان چیست؟ (چرا این بازخورد را ارائه می‌دهید؟)

برای اینکه از معنادار بودن بازخوردهایتان اطمینان حاصل کنید؛ در نخستین گام اهداف خود را از ارائه‌ی آن بازخوردها زیر سؤال ببرید. اگر هدف شما از بازخورد دادن این است که به همکار خود کمک کنید تا در کارش موفق‌تر عمل نماید؛ حتماً این کار را بکنید. اما اگر هدف شما از ارائه‌ی بازخورد، تغییر رفتار آن‌ها برای انجام آسانتر کارهای خودتان است؛ سعی کنید دیدگاهتان را تغییر دهید. برای بهبود مهارت خودتان در ارائه‌ی بازخورد و افزایش شانس موفقیتتان در پذیرش بازخوردتان توسط همکارانتان، همواره این سؤال را از خود بپرسید که بازخورد شما چگونه می‌تواند به رشد و توسعه هم تیمی‌تان کمک نماید؟

• قصد دارید چگونه بازخورد مورد نظرتان را ارائه دهید؟

به هنگام ارائه‌ی بازخورد باید بکوشید که متفکرانه عمل کنید. قبل از ارائه‌ی هر نظری زمانی را به تفکر در رابطه با اینکه چگونه می‌توانید نظراتتان را با روشی دوستانه و همدلانه بیان نمایید؛ اختصاص دهید. سپس در رابطه با نحوه‌ی گفتارتان کمی تمرین کنید. واکنش، احساسات، لحن و نحوه‌ی بیانتان را مورد توجه قرار دهید و از آن‌ها برای پذیرش هر چه راحت‌تر بازخوردتان توسط طرف مقابل، کمک بگیرید. از بیان بازخوردهای عجولانه بپرهیزید و زمان مناسبی را برای بیان نظراتتان بیابید (وقت‌شناس باشید) و اطمینان حاصل کنید که بازخورد شما هم برای گیرنده و هم برای خودتان احساس بهتری را به وجود می‌آورد.

• سخن پایانی!

به عنوان یک رهبر، در مقابل تیم خود مسئول هستید و باید برای پویایی تیمتان بکوشید. معمولاً تلاش برای اجرای استراتژی‌ها و تحقق اهداف، شما را از توجه به مسائل انسانی و کارهای تیمی غافل می‌سازد اما موفقیت هرچه بیشتر شما در گروِ روابط سازنده میان اعضای تیمتان است و مهارت ارائه و پذیرش بازخورد، یکی از اجزای روابط سازنده است.

نگارش و ترجمه: مینا کاظمیان

منبع: xblog.xplane.com