چرا KPI ها با شکست مواجه می‌شوند؟

آیا تا کنون در جلسات تعیین استراتژی و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) شرکت کرده‌اید؟ معمولاً در این نوع جلسات لیستی بلند بالا از KPI ها تعیین می‌گردد و شما به یک طرح کلی در رابطه با نحوه‌ی دستیابی به اهدافتان می‌رسید. تعیین این شاخص‌ها، به تیم شما کمک می‌کند تا به آسانی بتوانند میزان پیشرفت خود را در مسیر تحقق اهداف مورد نظر اندازه‌گیری نمایند. نکته‌ی حائز اهمیت در این مرحله این است که ممکن است علی‌رغم تعیین شاخص‌ها، زمانیکه نوبت به اجرای استراتژی‌ها و سنجش عملکرد می‌رسد؛ واقعیت بسیار متفاوت از اهداف بلندمدت شما باشد و این موضوع، حاکی از ناکارآمدی و شکست KPI‌های تعیین شده است. اگر شکست‌های شما ناشی از تلاش برای رسیدن به اهدافتان باشد، فرصتی برای یادگیری، ارزیابی و اصلاح مجدد اهداف‌ را برایتان فراهم می‌کند. در این مطلب قصد داریم به مواردی در رابطه با KPI ها اشاره کنیم که از اصلی‌ترین دلایل شکست‌ KPI‌ها محسوب می‌گردند. پرهیز از مواردی که در زیر به آنها اشاره می‌شود؛ به شما در تعیین دقیق‌تر KPI‌ها و دستیابی به اهدافتان کمک می‌نماید.

KPI‌ها به خوبی تعریف و تعیین نمی‌شوند: یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) خوب، مناسب و منحصر به فرد باید در طول زمان قابل سنجش باشد و در زمینه‌های مختلف کسب‌وکار بازخوردهایی را به شما ارائه دهد؛ باید چالش‌های کسب‌وکار شما را برطرف ‌سازد و فرصت‌های بی‌نظیر پیش روی شما را نمایان کند. همچنین، باید دریچه‌ای رو به عملکرد فعلی شما باشد؛ زیرا مربوط به اهداف عملکرد شماست. به طور مثال، اگر می‌خواهید امسال رشدی دو برابر گذشته داشته باشید، باید شاخص‌هایی برای دستیابی و سنجش تحقق این هدف تعیین کنید. معمولاً وقتی KPI نادرست تعریف شود؛ شما را با شکست مواجه می‌کند. یکی از رایج‌ترین خطاها در این مرحله، تعیین و تعریف شاخص‌ها بدون در نظر گرفتن بازخوردهای بیرونی است. در واقع یکی از ویژگی‌های یک KPI مناسب، این است که باید در خارج از سازمان شما نیز قابل تشخیص بوده و راهی برای برقراری ارتباط با مشتریان بیرونی‌تان باشد. در نهایت می‌توان گفت که دستیابی به اهدافتان و KPI‌های تعریف شده باید تأثیری واضح و قابل اندازه‌گیری بر کسب‌ و کار شما داشته باشند.

KPI‌های تعیین شده، مسئولی برای ارزیابی ندارند: هر شاخصی که برای ارزیابی عملکرد در سازمانتان تعیین می‌نمایید؛ باید مسئولی مشخص داشته باشد تا به طور مستمر وضعیت آن شاخص را در دستیابی به اهداف، مورد بررسی قرار دهد. این شخص، باید مسئول پیگیری و دستیابی به اهداف مرتبط با آن KPI باشد. شاید برای شما عجیب به نظر برسد؛ اما باید بدانید که KPI‌ها نیز نیاز به پرورش و تغذیه دارند و اگر مسئولی برای رسیدگی و بررسی جهت دستیابی به اهداف نداشته باشند؛ به موفقیت نیز منجر نمی‌شوند.

اهدافی که برای آنها، KPI تعریف کرده‌ایم، قابل دستیابی و اندازه‌گیری نیستند: KPI‌ها، برای اهدافی که قابل دستیابی و اندازه‌گیری نیستند، محکوم به شکست می‌گردند. یکی از مواردی که موفقیت کسب و کار شما را در دستیابی به اهدافتان تضمین می‌کند؛ این است که برای دستیابی به اهداف مورد نظرتان بازه‌های زمانی خاصی (ماهانه و سالانه) را در نظر بگیرید و از طریق KPI‌های تعیین شده، میزان پیشرفتتان را در دستیابی به اهداف، به طور مداوم پیگیری کنید و از اقدامات اصلاحی مورد نیاز غافل نشوید. اگر اهدافتان قابلیت اندازه‌گیری نداشته باشند؛ عملاً KPI‌های تعیین شده هم کاربردی نخواهند داشت و گمراه کننده خواهند بود.

فرار از اندازه‌گیری و سنجش KPI‌ها به دلیل دشوار بودن این کار: شایع‌ترین دلیل عدم موفقیت KPI‌ها این است که اندازه‌گیری آنها امری دشوار است. برای سهولت اندازه‌گیری KPI‌‌ها  باید تلاش کنید KPI‌‌هایی ساده‌تر و قابل اندازه‌گیری را جایگزین KPI‌های انتزاعی که اندازه‌گیری آنها غیر ممکن است؛ نمایید. از آنجایی که KPI‌ها داده‌ها، اهداف دپارتمان‌ها و اهداف سازمان را با هم در می‌آمیزند؛ می‌توانند به عنوان راهنمای اصلی برای موفقیت کسب‌وکار شما باشند. بنابراین، هرگز از بررسی وضعیت کسب‌وکارتان به‌ وسیله‌ی KPI‌ها فرار نکنید؛ بلکه همواره مشتاقانه به بررسی وضعیت خودتان از طریق شاخص‌های تعیین شده، در دستیابی به اهداف موردنظر بپردازید.

نگارش و ترجمه: مینا کاظمیان

منبع: www.klipfolio.com