مدیریت زمان، ضامن آرامش و موفقیت شما(قسمت اول)
همه‌ی ما در روز ۲۴ ساعت زمان در اختیار داریم اما چرا چنین به نظر می‌رسد که برخی از افراد زمان بیشتری دارند؟ پاسخ این سؤال این است که آنان می‌دانند که چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنند. ما در این مطلب به نکاتی اشاره خواهیم کرد که با رعایت آن‌ها می‌توانید در مدیریت زمان، فوق‌العاده قدرتمند عمل نمایید و از این طریق به آرامش و موفقیت دست یابید.
- بر زمان خود نظارت کنید.
زمانی که از مدیریت زمان صحبت می‌کنیم، در گام نخست شما باید بدین سؤال پاسخ دهید که بیشترین زمان خود را صرف چه کارهایی می‌کنید؟ ممکن است شما روزانه، ساعت‌ها به بررسی و پاسخگویی به ایمیلتان مشغول باشید؛ در حالیکه حقیقتاً برای این کار ۳۰ دقیقه زمان کافیست. برای جلوگیری از سرقت زمانتان توسط کارهای نه چندان مهم، می‌توانید از یک برنامه کمک بگیرید و تمامی کارهایی که باید طی هفته انجام دهید را با زمان مورد نیازشان یادداشت نمایید تا سارقان زمانتان را شناسایی کرده و زمانتان را به درستی تنظیم کنید.
- برای هر کاری زمان مشخصی را در نظر بگیرید.
برای هر کاری یک محدوده‌ی زمانی در نظر بگیرید؛ این کار تا حد زیادی مانع از انحراف شما از مسیر خواهد شد و پس از مدتی برای شما به یک بازی هیجان انگیز تبدیل خواهد شد و خواهید دید که کارتان در زمان کمتری از آنچه برایش در نظر گرفته‌اید به اتمام رسیده است. البته توجه داشته باشید که بدین منظور بهتر است زمان‌هایی را نیز برای موارد استثناء و مسائلی که ناخواسته رخ می‌دهد اختصاص دهید تا در چنین مواقعی دچار استرس ناشی از عدم انجام کار در زمان مقرر نشوید.
- لیستی از کارهایتان تهیه کنید اما هیچ وظیفه‌ای را از قلم نیندازید.
تمامی اهداف و پرو‌ژه‌های شما از وظایف و قسمت‌های کوچکتر تشکیل شده‌اند؛ که باید برای اتمام پروژه و دستیابی به موفقیت، کامل شوند. بنابراین، بهتر است لیستی از مراحل قابل اندازه‌گیری تهیه کنید و میزان پیشرفت کار را در این لیست مشخص نمایید. این کار باعث حفظ تمرکز و افزایش انگیزه‌ی شما می‌گردد تا بتوانید روند پیشرفت کار را ببینید. در این بین ممکن است مسائلی پیش آید که مانع اتمام کار شما شود. در چنین مواقعی بهتر است اگر کاری را زودتر از زمانی که برایش در نظر گرفته‌اید، به اتمام رساندید؛ زمان باقی مانده را به کار ناتمامتان اختصاص دهید.
- از قبل برنامه‌ریزی نمایید.
یکی از بدترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید، بیدار شدن بدون برنامه‌ای برای روز است. در چنین حالتی به جای تمرکز بر اهداف اصلی‌تان، روز خود را بی‌هدف سپری خواهید کرد یا به مسائلی کم اهمیت‌تر خواهید پرداخت. بنابراین، همواره تلاش نمایید که هر شب حدود ۱۵ دقیقه را به برنامه‌ریزی برای روز بعدتان اختصاص دهید.اگر شب این امکان را نداشتید؛ بهتر است در ابتدای صبح و قبل از اینکه کار خود را شروع کنید، این کار را انجام دهید.
- در ساعات اولیه‌ی روز، مهم‌ترین کارهایتان را انجام دهید.
شما باید مهم‌ترین و دشوارترین وظایف خود را در نخستین ساعات کاریتان انجام دهید. بدین دلیل که در ابتدای روز شما بیشترین انرژی را دارید و با انجام کارهای مهمتان برای ادامه‌ی روز انرژی بیشتری خواهید داشت.
- برون سپاری کارها و تقسیم وظایف را از یاد نبرید.
برای برخی از افراد بسیار سخت است که کارهایشان را به شخص دیگری واگذار نمایند اما باید توجه نمایید که گاهی اوقات برون‌سپاری و تقسیم وظایف ضروری است و باعث صرفه‌جویی در زمان شما می‌گردد. این بدین معناست که شما می‌توانید زمان بیشتری را صرف امور مهمتان کنید که فقط از عهده‌ی خودتان برمی‌آید.
نگارش و ترجمه: مینا کاظمیان
منبع: www.forbes.com
